PRIVACYVERKLARING DEPAUW VASTGOED BVBA

 

 

 

-       Privacyverklaring opgemaakt door:                   DEPAUW VASTGOED BVBA

-       Datum goedkeuring:                                                         01.01.2020       

-       Datum inwerkingtreding:                                                    01.01.2020

-       Datum volgende herziening:                                                01.01.2021

                                                                                                                   

 

 

1. INTRODUCTIE

 

DEPAUW VASTGOED BVBA hecht veel waarde aan uw privacy en de veilige verwerking van uw persoonsgegevens. Door middel van deze privacyverklaring wil DEPAUW VASTGOED BVBA inzicht bieden in de manier waarop de verwerking van uw persoonsgegevens gebeurd.

 

Deze privacyverklaring werd opgesteld conform de General Data Protection Regulation (GDPR) van 27 april 2016.

 

Indien bepaalde wijzigingen zouden worden aangebracht aan de geldende privacywetgeving, dan zal DEPAUW VASTGOED BVBA deze privacyverklaring zonodig aanpassen.

 

Bij essentiële wijzigingen van deze privacyverklaring worden de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt op de hoogte gesteld. Additionele wijzigingen worden niet ter kennis gebracht aan de persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt.

 

In ieder geval is deze privacyverklaring steeds consulteerbaar op onze website http://www.vastgoed-depauw.be .

 

2. CONTACTINFO

 

Als DEPAUW VASTGOED BVBA dragen wij de verantwoordelijkheid over de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

-       Via e-mail: info@vastgoed-depauw.be

-       Via telefoon: +32 50 66 26 63

-       Per post: 8020 OOSTKAMP, Kortrijksestraat 124

 

 

 

 

 

3. DRAAGWIJDTE VAN DE PRIVACYVERKLARING

 

Deze privacyverklaring geldt als bijlage bij de overeenkomsten tussen DEPAUW VASTGOED BVBA en haar klanten. De privacyverklaring is van toepassing gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst en is steeds raadpleegbaar op onze website.

 

Ten aanzien van werknemers van DEPAUW VASTGOED BVBA wordt een privacyverklaring gevoegd als bijlage bij het arbeidsreglement. De privacyverklaring is van toepassing tijdens de looptijd van de arbeidsovereenkomst.

 

Ten aanzien van overige derden (prospecten, sollicitanten, ...) waarvan persoonsgegevens worden verwerkt wordt deze privacyverklaring waar mogelijk schriftelijk ter kennis gebracht, minstens is deze steeds raadpleegbaar op onze website.

 

De bepalingen van deze privacyverklaring heeft steeds voorrang in geval van tegenstrijdige bepalingen in de door DEPAUW VASTGOED BVBA afgesloten overeenkomsten.

 

Gebeurlijke afwijkingen van deze privacyverklaring kunnen enkel plaatsvinden mits beide partijen hieromtrent hun schriftelijk akkoord hebben verleend.

 

4. BELEID BETREFFENDE PERSOONSGEGEVENS

 

                4.1 Garanties

 

DEPAUW VASTGOED BVBA garandeert dat uw persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Bovendien wordt de verwerking beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.

 

DEPAUW VASTGOED BVBA zorgt ervoor dat de persoonsgegevens juist zijn en zonodig worden geactualiseerd.

 

                4.2 Register van de verwerkingsactiviteiten

 

Als verwerkingsverantwoordelijke en in voorkomend geval als verwerker stelt DEPAUW VASTGOED BVBA een intern register van verwerkingsactiviteiten op. Dit register bevat alle verplichte informatie zoals voorzien in de GDPR.

 

                4.3 Technische en organisatorische maatregelen

 

In het kader van een veilige verwerking van persoonsgegevens neemt DEPAUW VASTGOED BVBA alle passende technische en organisatorische maatregelen die leiden tot een veilige verwerking van uw persoonsgegevens.

 

De volgende maatregelen worden genomen:

 

-       Opleiding van de medewerkers;

-       Het invoeren van policies ten aanzien van de medewerkers;

-       Fysieke toegangsbeveiliging van de kantoorgebouwen;

-       Elektronische en digitale toegangsbeveiliging van de computersystemen.

 

                4.4 Toegang tot persoonsgegevens

 

Binnen onze onderneming zijn de persoonsgegevens alleen toegankelijk door de verantwoordelijke medewerkers die daar in functie van hun taken en gelet op het doeleinde van de verwerking toegang toe moeten hebben. Deze werknemers zijn contractueel gebonden door een vertrouwelijkheidsbeding.

 

                4.5 Externe verwerkers of ontvangers

 

De externe verwerkers of ontvangers van persoonsgegevens worden beperkt tot diegenen die gelet op het doeleinde van de verwerking de persoonsgegevens kunnen verwerken.

 

Aan deze externe verwerkers of ontvangers worden dezelfde waarborgen opgelegd als diegene die uit deze privacyverklaring voortvloeien. DEPAUW VASTGOED BVBA verbindt de externe verwerkers en ontvangers  hier contractueel toe.

 

Uw persoonsgegevens worden bovendien niet buiten een lidstaat van de Europese Unie verwerkt.

 

5. RECHTEN VAN DE BETROKKENEN

 

De geldende privacywetgeving voorziet in een aantal rechten voor de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt:

 

1.    Recht van inzage in de verwerkte persoonsgegevens

2.    Recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens

3.    Recht op vergetelheid/gegevenswissing

4.    Recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens

5.    Recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens

6.    Recht van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens

7.    Recht om zich tegen tegen profilering en automatische verwerking te verzetten

 

Indien u gebruik wenst te maken van bovenvermelde rechten, kan u daartoe contact opnemen met DEPAUW VASTGOED BVBA. (zie gegevens onder “Contactinfo”).

 

De betrokkene legt bij zijn verzoek steeds een geldig identiteitsbewijs voor. DEPAUW VASTGOED BVBA kan om bijkomende informatie verzoeken om de identiteit van de verzoeker na te gaan.

 

DEPAUW VASTGOED BVBA stelt binnen een maand na ontvangst van het verzoek de betrokkene in kennis van het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Deze termijn kan nog eens met twee maanden worden verlengd afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken. DEPAUW VASTGOED BVBA stelt de betrokkene binnen een maand na ontvangst van het verzoek in kennis van deze verlenging.

 

Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk op elektronische wijze verstrekt, tenzij de betrokkene anders verzoekt.

 

Het verstrekken van de informatie geschiedt kosteloos en kan niet worden geweigerd door DEPAUW VASTGOED BVBA, tenzij de verzoeken van de betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

 

6. VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

 

                6.1 Wijzen van verzamelen

 

DEPAUW VASTGOED BVBA verzamelt persoonsgegevens op de volgende wijzen:

 

-       Via contactopname per e-mail, per telefoon, per fax, per post en mondeling;

-       Via (online) contact en inschrijvingsformulieren;

-       Via informatie komende uit afgesloten contracten met klanten, medewerkers en leveranciers;

-       Via het consulteren van sociale media profielen;

-       Via het installeren van cookies op onze website;

-       Via het verzamelen van visitekaartjes.

 

                6.2 Doeleinden en rechtsgronden

 

DEPAUW VASTGOED BVBA verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

 

-       Klantenbeheer (noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst);

-       Opmaken van contracten (noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst);

-       Afsluiten van bemiddelingsovereenkomsten (noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst);

-       Bijwerken van de lijst gerechtigden tot het bijwonen van de algemene vergadering van mede-eigenaars (wettelijke verplichting);

-       Opmaken van offertes (gerechtvaardigd belang);

-       Leveranciersbeheer (noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst);

-       Beheer van betwistingen en geschillen (gerechtvaardigd belang);

-       Direct marketing (gerechtvaardigd belang ten aanzien van klanten / toestemming ten aanzien van prospecten);

-       Inwinnen van technisch-commerciële inlichtingen (gerechtvaardigd belang);

-       Opsporen van fiscale fraude en melden verdachte transacties (wettelijke verplichting);

-       Bijhouden van gegevens van geïnteresseerde koper of huurders (wettelijke verplichting);

-       Opstellen inlichtingenfiche kandidaat-huurders (gerechtvaardigd belang en toestemming voor gevoelige gegevens);

-       Netwerken (gerechtvaardigd belang).

 

We verwerken de verstrekte persoonsgegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we de persoonsgegevens hebben verkregen.

 

DEPAUW VASTGOED BVBA kan verstrekte persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet voorzien zijn in ons huidig privacybeleid. Indien dit het geval is, contacteren wij u alvorens de gegevens aan te wenden met het oog op deze nieuwe doeleinden. Wij stellen u op de hoogte van de wijzigingen en wij bieden u desgevallend de kans uw toestemming te geven.

 

Indien u toestemming verleent voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens, dan gebeurd deze toestemming vrij en kan deze toestemming op elk moment worden ingetrokken.

 

                6.3 Categorieën van persoonsgegevens

 

Ten behoeve van de bovenstaande doeleinden (zie 6.2) verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

 

-       Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres);

-       Identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer en rijksregisternummer);

-       Professionele identificatiegegevens (BTW-nummer en ondernemingsnummer);

-       Financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummer);

-       Persoonlijke bijzonderheden (leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit);

-       Woningkenmerken (adres woning, aard, eigendom of gehuurd, duur van het verblijf, huur, lasten, classificatie, bijzonderheden betreffende de valorisatie en personen die in het bezit zijn van sleutels);

-       Beroepsactiviteiten;

-       Samenstelling gezin;

-       Leeftijd kinderen;

-       Financiële middelen (inkomsten);

-       Solvabiliteit (beoordeling van de inkomsten en financieel statuut).

 

                6.4 Externe verwerkers of ontvangers

 

De externe verwerkers of ontvangers van persoonsgegevens worden beperkt tot diegenen die gelet op het doeleinde van de verwerking de persoonsgegevens kunnen verwerken.

 

Aan deze externe verwerkers of ontvangers worden dezelfde waarborgen opgelegd als diegene die uit deze privacyverklaring voortvloeien. DEPAUW VASTGOED BVBA verbindt de externe verwerkers en ontvangers  hier contractueel toe.

 

Uw persoonsgegevens worden bovendien niet buiten een lidstaat van de Europese Unie verwerkt.

 

                6.5 Bewaartermijn

 

Naargelang de aard van de verwerking gelden de volgende bewaartermijnen:

 

-       De wettelijke bewaartermijn ingevolge de boekhoudwetgeving;

-       Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximaal tien jaar na het einde van de overeenkomst;

-       Gedurende de looptijd van de overeenkomst en nadien de termijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen;

-       Maximum tien jaar nadat de verwerkingsverantwoordelijke kennis krijgt van de persoonsgegevens.

 

 

7. DATALEKKEN

 

Indien DEPAUW VASTGOED BVBA kennis neemt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens en deze inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, wordt de Gegevensbeschermingsautoriteit zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen de 72 uur op de hoogte gebracht.

 

Indien de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, stelt DEPAUW VASTGOED BVBA de betrokkene(n) onverwijld in kennis, behoudens de wettelijke uitzonderingen.

 

 

8. KLACHTEN

 

Indien u meent dat het verwerking en/of beveiliging van persoonsgegevens door DEPAUW VASTGOED BVBA niet in overeenstemming is met deze privacyverklaring of geldende wetgeving, dan kan u te allen tijde contact opnemen met DEPAUW VASTGOED BVBA.

 

U kan zich ook steeds rechtstreeks wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit indien u klachten heeft omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens binnen onze onderneming:

 

 

                Gegevensbeschermingsautoriteit

 

                Drukpersstraat 35

                1000 BRUSSEL